Si vous êtes à la tête d’une entreprise, vous connaissez sans doute ce qu’est l’extrait Kbis. Vous savez à quel point c’est un document important dans le cadre de vos activités. Vous n’ignorez probablement pas que toute société et entreprise commerciale implantées en France doivent se faire immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés. C’est une obligation légale à effectuer dès le début de leur création, avant de commencer leurs activités. Ci-après quelques informations à retenir sur l’extrait Kbis, sur son utilité et sur sa validité.
Rappel sur ce qu’est l’extrait Kbis
Une entreprise ou une société enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés peut accéder à son extrait Kbis. De quoi s’agit-il en réalité ? Pour rappel, l’extrait Kbis est la carte d’identité d’une entreprise ou d’une société, c’est le document permettant d’attester son existence. C’est d’ailleurs le seul document prouvant la légalité d’une entreprise et de son existence juridique. Certains en parlent comme de l’état civil d’une entreprise, ce qui peut être une autre définition de l’extrait Kbis. Que renferme l’extrait Kbis ? Il mentionne toutes les informations essentielles concernant une entreprise. Par exemple, il y est indiqué la dénomination sociale de celle-ci, le montant de son capital, son numéro d’identification, son siège social, la nature et les détails de son activité, etc. L’extrait Kbis fait mention également de l’identité du ou des dirigeants d’une entreprise, nom et prénom, date et lieu de naissance, adresse personnelle, etc. Si une entreprise fait l’objet d’une liquidation judiciaire ou d’un redressement, l’extrait Kbis le précise. De plus, comme une entreprise évolue au fil du temps, ses activités peuvent s’étendre, ses dirigeants changer, ces nouvelles informations sont rapportées dans son dossier au RCS et aussi dans chaque extrait Kbis qui lui sera délivré.
Obtenir un extrait Kbis
sachez que vous pouvez obtenir votre extrait Kbis, en ligne, à tout moment grâce à Portail Société. En tant que chef de votre entreprise, vous êtes tout à fait en droit de demander un extrait Kbis de celle-ci. Il vous suffit de donner la dénomination de votre entreprise ou son numéro d’identification et vous pourrez l’obtenir. Pour tout dire, faire une demande d’extrait Kbis est facile, il n’y a pas de démarche compliquée. Vous devez vous rendre sur le site officiel d’Infogreffe car seul le greffe du tribunal de votre localité est habilité pour la délivrance de l’extrait Kbis. Une fois sur le site, vous n’avez qu’à suivre les indications pour que votre demande soit enregistrée et validée. Après, vous n’avez plus qu’à attendre qu’on vous délivre votre extrait Kbis. Cependant, il est utile de préciser qu’il est aussi possible de vous épargner cette démarche en la confiant à un prestataire privé, moyennant finance bien entendu. Mais rassurez-vous, les frais ne sont pas exorbitants, ils sont tout à fait raisonnables. Vous gagnez du temps, mais surtout, c’est d’une grande aide si vous n’êtes pas très à l’aise avec les outils informatiques et Internet. Vous pouvez avoir une confiance totale en ce genre d’organismes puisqu’ils sont agréés par l’État. Sachez également que n’importe qui a le droit de demander un extrait Kbis de votre entreprise, ce qui veut dire qu’un tiers, qui vous est peut-être inconnu, un concurrent ou toute autre entreprise qui le souhaite peut avoir accès à ce document. L’extrait Kbis a une vocation publique et n’est nullement confidentiel selon la loi.
L’extrait Kbis a-t-il une utilité quelconque à l’étranger ?
Sur tout le territoire français, l’extrait Kbis est valable, c’est un fait. Mais si vous vous posez la question s’il l’est aussi à l’étranger, la réponse est oui. Il peut garder toute sa valeur légale même au-delà de nos frontières, mais pour cela, il est indispensable de suivre des procédures spécifiques et sous certaines conditions. De quoi s’agit-il ? En fait, pour que l’extrait Kbis de votre entreprise ait de la valeur à l’étranger, vous devez la légaliser. En d’autres termes, vous devez demander à ce que l’on appose un cachet spécifique sur l’extrait Kbis. Pour cela, vous devez vous adresser au ministère des Affaires étrangères puis une autre légalisation est requise auprès de l’ambassade ou du consulat du pays destinataire. C’est cette même loi qui s’applique pour tout acte public destiné à être présenté à l’étranger. Par ailleurs, il faut qu’il y ait un régime juridique en vigueur entre la France et le pays où vous devez produire l’extrait Kbis. Si votre extrait Kbis remplit l’ensemble de ces critères, normalement, il sera valable à l’étranger. À vous de le faire valoir auprès de l’entreprise qui souhaite avoir la preuve écrite de l’existence réelle et légale de la vôtre. Sans ces légalisations, il y a peu de chances que vous puissiez contracter un partenariat avec une quelconque entreprise à l’étranger. Il est important que vous vous rappeliez de cette procédure pas toujours connue des entreprises et qui pourrait pourtant vous ouvrir de belles perspectives et beaucoup de portes à l’étranger. Comme vous le savez, se développer à l’international est souvent synonyme d’évolutions.
Pourquoi un extrait Kbis ?
Quelle est donc l’utilité de l’extrait Kbis ? C’est certainement la première question à laquelle il faut répondre pour mieux comprendre son utilité. Un extrait Kbis est une attestation de l’existence juridique et de la légalité de votre entreprise. Toute autre entreprise ou bailleur ou quiconque désirant faire affaire avec votre entreprise va donc réclamer ce document pour être sûr de votre existence et de votre légalité. Vous n’ignorez certes pas qu’il existe des sociétés fantômes, exerçant leurs activités sur le sol français, mais n’étant enregistré nulle part. Ce genre d’entreprises travaillent donc aux marges de la loi et n’ont, normalement, pas le droit d’exercer leurs activités. S’allier à de telles entreprises vous mènera droit à la catastrophe. Maintenant, vous comprenez pourquoi les entreprises à qui vous demandez un service ou un partenariat exigent la présentation de votre extrait Kbis. C’est une précaution toute simple, mais qui a toute son importance. Vous voulez ouvrir un compte en banque professionnel ? Vous avez besoin d’un extrait Kbis à glisser dans votre dossier. Vous souhaitez vous fournir en engins ou en matériel pour vos activités ? Aucun distributeur ne vous en vendra sans que vous lui ayez présenté un extrait Kbis de votre entreprise. Un appel d’offres vous interpelle et vous voulez candidater ? Vous n’y avez droit que si vous avez votre extrait Kbis. Pour tout dire, vous ne pouvez espérer développer votre business ni étendre vos activités sans un extrait Kbis en bonne et due forme. Autrement dit, non seulement il vous faut un extrait Kbis, mais en plus, il faut qu’il soit à jour, c’est-à-dire dater de moins de 3 mois. Au-delà de ce délai, il n’est plus valable, ici en France comme à l’étranger.
Un extrait Kbis traduit
Si vous voulez une extension de vos activités à l’étranger, vous devez faire le nécessaire pour obtenir d’abord un extrait Kbis de votre société puis de le faire légaliser auprès du ministère des Affaires étrangères et de l’ambassade ou du consulat du pays visé. Mais si le pays en question utilise une autre langue que le français, vous devez aussi faire en sorte de traduire l’extrait Kbis dans la langue locale. Si c’est en Allemagne, l’extrait Kbis doit être en allemand, si c’est en Angleterre, ce document doit être en anglais, cela va de soi. Évidemment, comme vous pouvez l’imaginer sans peine, vous ne pouvez pas demander à n’importe qui d’en faire la traduction. Renseignez-vous auprès du greffe du tribunal pour savoir s’il y a un traducteur dans leurs services ou bien demandez à qui vous pouvez vous adresser. En tout cas, il faut que ce soit un professionnel ayant reçu l’habilitation du ministère concerné, pour que le document soit valide. Il s’agit d’un acte public, donc, forcément, vous devez vous plier à l’exigence des autorités publiques en la matière. Peut-être que l’entreprise qui vous réclame l’extrait Kbis souhaite avoir l’extrait Kbis original, en français, mais elle peut aussi demander la version traduite.
