Dans un monde de plus en plus connecté, le passage au digital est aujourd’hui devenu une nécessité pour toutes les entreprises. La dématérialisation est une des étapes de la digitalisation. Est-ce un risque ou une opportunité pour les entreprises ?
Quels avantages pour les entreprises ?
Dématérialiser les documents d’une entreprise, c’est les transformer en fichier numérique afin de les intégrer à un processus. Cela consiste donc à archiver sous formes numériques les factures, les relevés bancaires, les bulletins de paie, les bons de livraison et les autres données de l’entreprise. Ce processus va alors réduire de façon importante la quantité de papier en circulation entre les différents services de l’entreprise. Cela évite également les diverses opérations liées aux documents papier tels l’impression, la photocopie, la mise sous pli, l’envoi postal, etc. Ce qui va permettre à l’entreprise d’économiser jusqu’à 50% sur les coûts des divers documents. Autre avantage, la dématérialisation facilite et rend plus rapide le traitement des documents. Plus besoin de remettre les papiers en mains propres aux destinataires et aux autres services qui ont en besoin. Cela présente alors des avantages considérables aussi bien sur les plans financier, technique et organisationnel de l’entreprise.
Des risques ?
La fuite d’information est le plus gros risque de la dématérialisation. Afin de protéger ses données, l’entreprise doit tout d’abord veiller à protéger ses documents en papier qui ont été dématérialisés. Les jeter en boule dans une poubelle pourrait ne pas suffire. Alors, faut-il un destructeur de documents en entreprise ? Cela est indispensable afin de garantir la confidentialité des documents sensibles de l’entreprise. Un destructeur de documents va réduire en petits morceaux les documents qui mentionnent des données confidentielles de l’entreprise. Les documents dématérialisés doivent également être sécurisés. L’entreprise doit mettre en place une politique de sécurité informatique efficace afin de protéger ses données des divers risques comme le vol des données.
